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Digitale Archivierung – weit mehr als ein elektronischer Ordner?
Ja! Die rechtssichere Verwahrung von Dokumenten aller Art und die flexible, anpassbare Suche von allen relevanten Plattformen sind das Fundament einer leistungsstarken digitalen Archivierung. Aufbauend auf dieser Basis zeigt eine moderne Lösung hier jedoch noch weitere Stärken.
Eine Recherche über Akten von unterwegs aus oder der sekundenschnelle Zugriff auf einen Beleg ohne die zeitraubende Suche in Aktenordnern – Vorteile, die jeder Mitarbeiter schätzt.
Nutzen Sie Ihr digitales Archiv zur Steuerung von Geschäftsprozessen – lassen Sie Dokumente automatisiert verarbeiten und binden Sie Mitarbeiter per Zugriffberechtigung in den Prozess ein. Mit einem digitalen Archiv beherrschen Sie große Datenmengen und schützen sich vor Datenverlust bei Papierbelegen oder E-Mails.
Warum Sie Dokumente archivieren sollten
Seit dem 01. Januar 2015 gilt die GoBD.
Die GoBD regeln Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten, Anforderungen an das Belegwesen, die Datensicherheit und vieles mehr. Geregelt sind hier auch die Anforderungen für die Aufbewahrung der Belege sowie Dokumente, die dem Handelsbrief unterliegen, womit die GoBD auch Voraussetzungen an ein digitales Archivierungssystem stellen. Zur Veranschaulichung zeigen wir hier auszugsweise ein paar Fragestellungen auf, die in den GoBD geregelt sind.
E-Mail-Archivierung – nötig, sinnvoll und dennoch oft unterschätzt.
Die Kommunikation per E-Mail ist in der Geschäftswelt von heute nicht mehr wegzudenken.
Während anfangs eher unwichtige Dinge über diesen Weg kommuniziert wurden, ist es heute an der Tagesordnung, auch Auftragsabsprachen oder Eingangsrechnungen per E-Mail auszutauschen. Die innerbetrieblichen Abläufe haben sich jedoch oft nicht dieser Entwicklung angepasst – denn während in Papierform eingehende Dokumente wie bspw. Bestellungen oder Eingangsrechnungen ordentlich an vorbestimmten Stellen, Ordnern und Nomenklaturen im Unternehmen abgelegt werden, läuft es bei E-Mails oft weniger planmäßig.
Immer mehr E-Mails sind es „wert“, ordentlich und sicher verwahrt zu werden, denn schließlich gehört eine Auftragsabsprache zum sog. Handelsbriefund die Eingangsrechnung mindestens zum steuerrechtlichen Teil der Finanzbuchhaltung.
Wird keine E-Mail-Archivierung eingesetzt, liegen die Dokumente bestenfalls auf einem betriebsinternen Mailserver, der i.d.R nicht revisionssicher arbeitet und oft auch nicht darauf ausgelegt ist, die Daten über zehn Jahre hinweg sicher zu verwahren.
Oftmals liegen die Daten aber auch nur in den lokalen Mailclients der einzelnen Mitarbeiter (bspw. Outlook), was einen zentralen Zugriff unmöglich macht und oft zu Datenverlusten beim PC- oder Mitarbeiterwechsel führt. Mitunter liegen die E-Mails aber nicht einmal im Unternehmen, sondern verbleiben beim externen Mailprovider – in diesem Fall entsteht eine Abhängigkeit und man kann nur hoffen, dass der Mailprovider während des gesamten Zeitraums der Aufbewahrungspflicht in der Lage ist, die Daten bereit zu stellen.
Warum Empfehlen wir INOXISION Archive
Sie werden wieder gerne nach E-Mails suchen:
Bei der Suche nach einer historischen E-Mail in einem E-Mail-Client
muss man mitunter viel Geduld mitbringen und dennoch ist das
Suchergebnis oft nicht wie gewünscht. Eine Recherche ist aber häufig
dann nötig, wenn es schnell gehen muss, bspw. während eines
Kundengesprächs. Bei inoxision ARCHIVEmail erfolgt die Suche datenbankbasierend
– und damit entsprechend perfomant. Mit der
bereits im Standard enthaltenen Volltextdatenbank kann auch nach
bspw. Wörtern gesucht werden, die im E-Mail-Body oder einem öffentlichen
E-Mail-Anhang vorkommen. Mit der optionalen OCRErkennung
werden sogar bildliche E-Mail-Anhänge, bspw. Telefaxe
oder vom E-Mail-Absender gescannte Dokumente, bei deren Ablage
auf erkennbare Worte und Zahlen geprüft und sind in Folge über diese
auffindbar.
Informationen unterwegs
Während der aktuelle E-Mail-Eingang per Smartphone oder Tablet
noch einigermaßen zu überblicken ist, wird die Suche nach historischen
E-Mails von unterwegs aus zur Herausforderung. Anders mit
inoxision ARCHIVEmail: Serienmäßig sind hier bei jeder Nutzerlizenz
auch die Apps für Windows Phone, iOS und Android enthalten, die
Ihnen einen komfortablen Zugriff von unterwegs ermöglichen. Nutzerbezogene
Zugriffsrechte werden auch hier beachtet und bereits
im Standard ist eine „2-Faktor-Authentifizierung“ enthalten.
Unternehmensweite Transparenz, aber bitte kontrolliert
In vielen Situationen ist es wichtig, alle mit einem Interessenten,
Kunden oder Lieferanten getroffenen Vereinbarungen einzusehen
– egal, mit welchen Kollegen diese kommuniziert wurden – und
selbstverständlich sollten hier die E-Mails nicht fehlen. Ein modernes
E-Mail-Archivierungssystem sollte diesen Konten- bzw. Mitarbeiterübergreifenden
Zugriff im Standard bieten. Besonders wichtig ist hier
die variable Einstellbarkeit der Zugriffsberechtigungen. Mit inoxision
ARCHIVEmail sind die Zugriffsberechtigungen variabel gestaltbar:
„Unternehmensweiter Zugriff unter Ausschluß bestimmter Mailkonten“;
„Nur Abteilungsinterner Zugriff“; „Mitarbeiter Abteilungsintern,
Abteilungsleiter Unternehmensweit“ sowie selbstverständlich auch
„Generell nur persönlich“ sind nur ein Auszug der vielen Möglichkeiten.
Auf Nummer sicher – serverbasierend und automatisch:
Welche E-Mails müssen archiviert werden? Die Antwort kann komplex
ausfallen. So ist bspw. die Anfrage eines neuen Interessenten
im Hinblick auf den Handelsbrief zwar erstmal nicht archivierungspflichtig
– wird es jedoch, sobald ein Geschäft mit diesem entsteht.
Aber auch bei unternehmensintern nötigen E-Mails gibt es durchaus
unterschiedliche Meinungen zum Thema, ob eine E-Mail archiviert
werden soll, oder nicht. Bspw. E-Mails, die der Vertrieb an die Technik
in Bezug auf die Machbarkeit einer Kundenanfrage stellt wären ein
solcher Fall. Deshalb: Wer auf Nummer sicher gehen will, entschließt
sich für das vollautomatische, serverbasierende Verfahren. Hier wird
das System so eingerichtet, dass alle E-Mail-Konten im Hintergrund
automatisch archiviert werden. Wer möchte, kann einzelne Mailkonten
davon ausschließen, bspw. das Konto der Geschäftsleitung oder
auch das Mailkonto für eingehende Bewerbungen. Wobei bedacht
werden sollte, dass gerade die E-Mails der bspw. Geschäftsleitung archivierenswert
sind und ein Missbrauch dieser Informationen durch
Zugriffsberechtigungen ausgeschlossen werden kann. Alternativ
unterstützt inoxision ARCHIVEmail aber auch die manuelle Ablage
einzelner E-Mails.
Belegdatenaustausch perE-Mail? – Ja bitte!
Gehen Belege per E-Mail ein, entsteht bei deren Verwaltung in vielen
Unternehmen mehr Aufwand als bei einem vergleichbaren papiergebundenen
Beleg – schade, denn eigentlich könnte es genau umgekehrt
sein. Ideal ist es, wenn eingescannte und E-Mail-Belege im
selben System verwaltet werden. Bei der Ablage eines E-Mail-Belegs
ist es im „manuellsten Falle“ so, dass dieser einzeln aus Outlook übergeben
und verschlagwortet wird. Gibt es viele Belege von wiederkehrenden
Absendern wie bspw. Lieferanten, können diese, trotz
des Eingangs per E-Mail mit der Formularerkennung der ENTERPRISE
suite automatisch verschlagwortet werden. Automatismus entsteht
auch mit dem ZUGFeRD-Standard, für den inoxision ARCHIVE schon
heute ausgelegt ist. Bei ZUGFeRD sind Belegangaben in Form einer
im PDF enthaltenen XML-Datei vorhanden. inoxision ARCHIVEmail
erkennt eine ZUGFeRD-E-Mail automatisch und kennzeichnet diese
entsprechend. Schon hier ist es somit möglich, gezielt alle E-Mails mit
Belegen sep. zu selektieren und bspw. einen Status wie „Gebucht“ zu
hinterlegen. Die Produktlinie ENTERPRISEsuite geht hier noch einige
Schritte weiter und übernimmt die im ZUGFeRD-Dokument enthaltenen
Daten automatisch in die Schlagwörter des Archivdokuments.
Nutzerakzeptanz mit Integration
Im Grunde kann ein E-Mail-Archivsystem „autark“ betrieben werden:
Die E-Mails werden serverbasierend vollautomatisch abgelegt und
die Recherche erfolgt bspw. per App oder Webclient. Nutzer werden
die E-Mail-Recherche jedoch noch häufiger verwenden, wenn
die Suche direkt in ihrer jeweiligen Anwendungssoftware verfügbar
ist. inoxision ARCHIVEmail bietet hier gleich mehrere Wege der Integration:
Für Nutzer von Microsoft Outlook steht serienmäßig ein
Plug-in zur Verfügung, welches es ermöglicht, direkt in Outlook zu
recherchieren. Ist im Unternehmen bspw. ein CRM- oder ERP- System
im Einsatz, stellt dieses meist die Kernanwendung dar. Eine direkte
Recherchemöglichkeit aus diesen Systemen bringt große Vorteile
mit sich, bspw. um direkt aus den Adressstammdaten per Klick die
E-Mails der Adresse einzusehen. Bisher benötigte man für eine solche
Verbindung programmierte Schnittstellen – anders mit inoxision
ARCHIVEmail: Das optionale Modul flexIntegrate ermöglicht die Integration
in andere Softwaresysteme, ohne dass dort Programmieraufwand
entsteht.
E-Mail Archivierung einfach gemacht
In diesem Video sehen Sie welche Vorteile eine E-Mail Archivierung bietet. In wenigen Minuten wird Ihnen die E-Mail Archivierung von INOXISION erklärt.
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